5 consideraciones para atender Auditorías requeridas por los Clientes.

Siempre es interesante cuando a una empresa le piden cumplir con una auditoría del cliente para poder formar parte del catálogo de proveedores.

Volvemos con las publicaciones relacionadas a los Sistemas de Gestión, en este caso Sistemas de Gestión Integral en las organizaciones.

Déjenme ponerlos en contexto, uno de los requerimientos constantes que recibimos es que ya sea para venderle a un Cliente, continuar con el contrato o poder cobrar los servicios, deben cumplir con una auditoría del Cliente para estar registrado en el catálogo de proveedores.

Y es ahí cuando nos piden ayuda. ¡Cubrir el requisito!, es lo que normalmente nos dicen. Lo que no dimensionan es que cuando una empresa solicita el cumplimiento de este tipo de auditorías es por que les están pidiendo un Sistema de Gestión Integrado muy robusto.

Y probablemente he dicho un pleonasmo: Hablar de un Sistema de Gestión Integrado es hablar de herramientas, procesos, acciones y análisis entre otros muchos recursos que llevan horas y meses de trabajo en una organización. Lo cual ya por definición es robusto y no todas las empresas están dispuestas a desarrollar.

Es por ello que debo hacer algunas recomendaciones para las organizaciones a las que les piden auditorías de evaluación para formar parte del catálogo de proveedores:

1. Evalúen conveniencia del contrato: El valor del contrato que van adquirir o ya adquirieron debe ser superior a los recursos que van a invertir para implantar un Sistema de Gestión Integrado que normalmente conlleva al menos 5 ámbitos de requisitos.

2. Cuestionen sí tiene el personal adecuado para implantar el SGI: Es normal que en las empresas tengamos un encargado del Sistema de Gestión de la Calidad y por ende se da por hecho que dicha persona se puede encargar de un Sistema de Gestión Integrado. Sin embargo, en la mayoría de las veces no estamos preparados para afrontar ese gran reto y esto conlleva tiempo de aprendizaje, tiempo de implantación y tiempo para cumplir con la auditoría.

3. Costos de implantación: Si se piensa que atender este tipo de auditorías es únicamente llenar formatos, ¡estás cometiendo un grave error! Los costos asociados al desarrollo de los requerimientos suelen ser altos. Obviamente estamos hablando de hacer las cosas de la forma correcta.

4. Impacto en la cultura de la organización: Cuando se implanta un SGI se modifican hábitos, costumbres y procesos en la organización, lo que sugiere una modificación a la cultura organizacional con cambios que para lograrse de forma correcta es necesario dedicarles tiempo para lograr su correcta implantación.

5. Involucramiento del personal: Implantar un Sistema de Gestión no es posible si el personal de la organización no se involucra. Aún más si es un SGI donde se requieren atender distintos ámbitos de desarrollo. Por lo cual debemos considerar el tiempo que el personal debe dedicar a implantar dichos conceptos culturales y luchar con los detractores de los mismos.

Como podemos observar, atender este tipo de auditorías es mucho más que el cumplir el requisito y es necesario destinar tiempo y recursos para conseguir acreditarlas. Espero que dichas consideraciones sean de utilidad para llevar a cabo la atención de dichas auditorías y logren los objetivos de sus organizaciones.

¿Cómo has vivido las auditorías de tus clientes? Déjame tus comentarios.

Tengan buen día y nos leemos en una siguiente entrega del Brunch de Gestión.

Recibe un gran abrazo.

Luis Contreras

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