¿Por qué a veces todo se vuelve urgente?

¿Por qué a veces todo se vuelve urgente? ¿Por qué todo debe ser un “Bomberazo”? ¿Por qué continuamente todo se vuelve para ya?

Es común encontrar «bomberazos» en el trabajo, aquellos momentos impredecibles que obligan a reaccionar en tiempo récord para resolver alguna situación inesperada.

Está bien, el mundo es cambiante y hay cosas que suceden porque no estaban previstas y exigen reacciones inmediatas.

Pero si esto es el día a día y sucede con más frecuencia de lo normal, es porque algo anda mal en los procesos.

El análisis y la planificación son clave en cualquier trabajo o proyecto, y anticiparse a las diferentes variables que pueden surgir durante el proceso es fundamental para no estar apagando incendios todo el tiempo. Y esto es responsabilidad de los dueños del negocio, directores y gerentes. El diseño del modelo de negocio y el análisis de los procesos actuales son algunas de las actividades periódicas de la alta dirección.

Te quiero proponer 8 preguntas que pueden ayudar a evitar que la vida laboral sea un incendio permanente:

1. ¿Qué debemos lograr? Son los objetivos que se necesitan alcanzar en un período de tiempo.
2. ¿Qué debemos hacer? Es una lista de todas las tareas que deben ejecutarse para lograr cada objetivo.
3. ¿Qué imprevistos pueden surgir en el camino? Es importante conocer los imprevistos, los riesgos y oportunidades al realizar los procesos.
4. ¿Qué tareas adicionales se deberían ejecutar para resolverlos? Un procedimiento en el que se establezcan las actividades y funciones «paso a paso» siempre ayuda.
5. ¿Qué recursos son necesarios para llevar a cabo las actividades? Es importante analizar los recursos humanos, materiales y financieros requeridos para realizar las actividades.
6. ¿Quién debe hacerlas? Es necesario designar el responsable o responsables de hacer las tareas.
7. ¿En qué tiempo deben revisarse? Es importante determinar fechas de revisión continuas para ver los avances. Si no se establecen tiempos, las cosas no suceden. Es necesario darle seguimiento a los avances de las tareas.
8. ¿Cómo vamos a medir la efectividad de lo que se hizo? Los Indicadores de desempeño (KPI´s) son importantes para evaluar lo que hacemos y determinar los próximos pasos. Al final, lo que no se mide no se puede mejorar.

¿Agregarías otras preguntas? Déjame tus comentarios.

Tengan buen día y nos leemos en una siguiente entrega del Brunch de Gestión.

Recibe un gran abrazo.

Luis Contreras

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