Salen de la organización y ¿siguen consultando su correo electrónico laboral?

¡Me sigue causando sorpresa cuando identifico que una persona que ya ha dejado de trabajar en una empresa siga consultando su correo electrónico laboral!

Como es normal, en las empresas existe rotación de personal lo que implica que el correo electrónico laboral de esas personas que dejan de trabajar debería de dejar de funcionar o al menos ser bloqueado.

En nuestra organización contamos con un CRM para nuestras campañas de email marketing, mismo que nos permite enviar correos electrónicos, rastrear la tasa de apertura y entre otras cosas identificar quién apertura los correos y quién no.

Es por ello que una labor continua para higiene de la base de datos del CRM es dar baja a esos contactos que ya no consultarán el correo electrónico laboral para mantener actualizada la misma.

Al borrar esos correos laborales, podemos observar en múltiples casos que el personal que ha salido de la organización ¡Sigue teniendo acceso y consultando su correo electrónico laboral!

Es por ello que me sigue llamando la atención que las empresas no tengan mecanismos o procesos para dar de baja el acceso a los correos electrónicos laborales de personas que han salido de la organización.

Sobra decir que no es un proceder correcto por parte de dichas personas el seguir accediendo a dicho correo electrónico, pero es responsabilidad de las organizaciones garantizar que las personas que hayan causado baja ya no tengan acceso a la información de la organización.

Este tipo de malas prácticas podrían ser erradicados cuando se identifica un proceso de baja de personal y se integran los mecanismos para cortar acceso a la información de la organización a personas que “ahora son externas”.

¿De quién es responsabilidad?

Será responsabilidad de las áreas de Tecnologías de la Información o de las áreas de Capital Humano garantizar que haya el proceso correcto en el cual se contemple el cierre de accesos a la información. Obviamente en estas líneas estoy hablando del correo electrónico, pero es el mismo caso para acceso a la intranet o sistemas de la organización.

Esto nos servirá para evitar que el ex trabajador siga teniendo acceso al “know-how” de la organización y los contactos que un correo electrónico representa.

Es importante comentar que las áreas antes mencionadas normalmente no consideran en el diseño de sus procesos la baja del personal contemplando el cierre de accesos a la información.

La recomendación siempre será documentar e implantar el proceso de baja del personal contemplando los riesgos para la organización derivados de filtraciones o perdida de información.

¿Conoces otras formas para evitar este descontrol? Déjame tus comentarios.

Tengan buen día y nos leemos en una siguiente entrega del Brunch de Gestión.

Recibe un gran abrazo.

Luis Contreras

Muchas gracias por tu atención y si crees que este conocimiento debe ayudar a más personas puedes compartirlo con tu red, amigos o colegas y hasta clientes.

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