Calificación de proveedores

Cinco minutos bien invertidos.

Cuando hablamos sobre un proceso productivo, pensamos en el orden en que se realizan las operaciones para llegar a convertirse en un producto o servicio que será entregado al cliente, tendemos a pensar que la primera etapa del proceso es de hecho una actividad dentro de la organización y esto no es del todo cierto, en realidad va un poco más allá, la cadena de valor de una organización comienza en los procesos de sus proveedores. Pero, si las actividades de los proveedores se desarrollan fuera de nuestra organización, ¿Por qué los consideraríamos el inicio de nuestra cadena de valor? Simple, cada producto o servicio que lleguemos a recibir y que no cumpla con los estándares o especificaciones establecidos, representará una pérdida de recursos, si se identifica antes de su ingreso al proceso, se minimiza el impacto, pero si no, entonces tendremos un producto o servicio deficiente o incluso rechazado.

Es por ello que, dentro de los procesos de apoyo en las organizaciones siempre se considera uno que tendrá a su cargo la etapa de evaluación y calificación de proveedores, hablamos del mismo tema cuando nos referimos al control de los productos o servicios suministrados externamente y no es otra cosa que actividades enfocadas al aseguramiento de un inicio exitoso de nuestro proceso operativo y de nuestra cadena de valor.

Asegurando el éxito de la cadena de valor.

Para evaluar a un proveedor es de gran utilidad considerar algunos puntos sustanciales:

1. LA SELECCIÓN DEL PROVEEDOR. Si contamos con un procedimiento establecido para seleccionar a nuestros proveedores, el inicio de la relación comercial será mas productiva, es importante definir en esta etapa cuáles serán los criterios mínimos de selección.

Aquí es importante destacar que la definición y establecimiento de los criterios mínimos de selección debe estar alineado a una visión estratégica por parte del alta dirección para garantizar que no quedan de lado productos o servicios de gran impacto para la organización.

2. COMUNICACIÓN Y ACUERDOS.

Debemos establecer los documentos que nos permitirán sentar las bases para asegurar que el insumo o servicio que recibiremos siempre estará en cumplimiento. Comunicar al proveedor los requisitos y/o especificaciones que tiene para nosotros el insumo o servicio es vital para asegurar el cumplimiento de los mismos. Generar contratos y acuerdos de calidad donde se describan los responsables y el alcance de la proveeduría como tal, así como los compromisos adquiridos en esta relación comercial.

Un error común cometido por las organizaciones es establecer contratos y acuerdos a los que únicamente la alta dirección tiene acceso, dejando de lado a las áreas de adquisiciones. Esto genera que no haya opción para revisar los acuerdos, exigir cumplimientos o crear la falsa creencia de que es un “proveedor intocable o impuesto por los jefes” lo que hace mucho daño a las organizaciones.

3. EVALUACIÓN DE MUESTRAS Y DE COMPETENCIAS.

Siempre que sea posible, es importante realizar un análisis previo de los productos que esperamos sean suministrados por un proveedor, para asegurar que cumplen con las especificaciones establecidas y que son compatibles con nuestro proceso. Esto aplica también para proveedores de servicios, los cuales deben demostrar la competencia, formación técnica y experiencia en el área correspondiente a manera de asegurar que recibiremos un servicio adecuado a nuestros requerimientos.

Si bien en los casos de proveedores que brindan servicios solicitar muestras no es tan viable, la evaluación de competencias deberá ser algo periódico y recurrente independientemente de la antigüedad de los proveedores con la organización. Buscando con ello evitar mantener proveedores por tradición más allá de su desempeño.

4. AUDITORÍA A PROVEEDORES.

Actualmente no es un requisito de los SGC ISO; sin embargo, es una buena práctica establecer un programa de auditoría a proveedores con base en el riesgo que los productos o servicios puedan representar a nuestros procesos, la metodología, el alcance, objetivos y frecuencia de las auditorías deberán plantearse también con un enfoque de riesgos.

Hemos observado que las organizaciones que mantienen un programa de Auditorías de segunda parte (A proveedores) aumentan la conformidad de sus productos y servicios brindados ya que alinean de forma correcta su cadena de suministro y generan mayores vínculos de crecimiento con sus proveedores.

5. SEGUIMIENTO DE LA CONFORMIDAD.

Una vez que hemos aceptado a un proveedor por haber demostrado la capacidad de cumplir con nuestros requerimientos, es importante asegurar que dicho cumplimiento se mantiene a través del tiempo; por lo tanto, se espera que contemos con un programa o periodicidad establecida para evaluar su desempeño, los criterios de evaluación dependen del tipo de producto o servicio que nos provee y de las especificaciones establecidas para los mismos.

Debemos de recordar que los criterios de evaluación deben evolucionar de acuerdo a las necesidades del mercado y de nuestros usuarios. Por lo que mantener criterios por periodos largos de tiempo suele ser un error común en las organizaciones.

La evaluación del desempeño es una labor continua.

Los elementos anteriores pueden considerarse en conjunto la “Calificación del proveedor”, no son exclusivos ni únicos tampoco, dependen de nuestras necesidades en la organización. Contar con un registro del desempeño de proveedores será de utilidad para evitar retrasos en los procesos, para reducir la cédula de análisis que realizamos, para gestionar los riesgos de los productos o servicios suministrados y no menos importante, para evitar pérdida de recursos, tiempo y esfuerzo, que al final se reflejan en recursos materiales.

La calificación de nuestros proveedores puede estar a cargo de un área en específico, pero seguramente la información de entrada para realizarla tendrá elementos comerciales, técnicos, de cumplimiento analítico y regulatorio, etc., cuya evaluación corresponde a diferentes áreas de la organización, por lo que el trabajo en equipo es una constante muy valiosa.

En Sistemas de gestión basados en las normas ISO, dichas calificaciones forman parte de los insumos para el proceso conocido como la Revisión de la dirección y forman parte crítica para la toma de decisiones de una organización.

No debemos perder de vista que esta calificación de los proveedores es un proceso que beneficia a ambas partes, el proveedor tendrá la oportunidad de crecer y desarrollarse con la retroalimentación de tu evaluación y tus procesos tendrán entradas seguras y en cumplimiento de manera consistente, en definitiva es un ganar – ganar!

¿Cómo se realiza la calificación de proveedores en tu organización? ¿Cuáles criterios dependen de tu evaluación y cómo podrías mejorarlos?

En SBC Strategic Business Consulting te ayudamos a identificar los criterios para la evaluación de proveedores con un enfoque de riesgos y con ello, a fortalecer tu metodología de calificación de proveedores.

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Para recordar esta semana:

«Sueña en grande. Comienza en pequeño. Actúa ahora.»

Robin Sharma

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De parte de nuestro equipo

Te deseamos un excelente día, nos leemos en una siguiente entrega del Brunch de Gestión.

Recibe un gran abrazo.

Luis Contreras y Patricia Lucio

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